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MODULO RICHIESTA CONSERVAZIONE PEC

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CONDIZIONI GENERALI DEl SERVIZIO

Leggi le Condizioni generali del servizio PECSTORAGE

CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO PECSTORAGE

1. OGGETTO DEL SERVIZIO.

PECSTORAGE è un servizio di TosNet S.r.l. (di seguito denominata TosNet). Riferendosi a PECSTORAGE si fa implicitamente riferimento a TosNet S.r.l.. FtPA, alle condizioni di cui al presente documento e dietro pagamento anticipato degli importi concordati, eroga a favore dell'Utente un Servizio di gestione e conservazione digitale a norma della posta elettronica certificata (PEC), in conformità alle norme vigenti. Il servizio segue le specifiche che caratterizzano le soluzioni proposte e in ogni caso la soluzione scelta dall'Utente. Il servizio offerto da PECSTORAGE consiste nella acquisizione e sottoposizione alla procedura informatica della conservazione digitale delle PEC nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente nonché la messa a disposizione all'Utente, con modalità informatiche, dei predetti documenti elettronici (eventualmente appoggiandosi a società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa) o enti teri. Il presente Servizio non comprende e non può comprendere alcun tipo di verifica da parte di PECSTORAGE sulla correttezza dei documenti inviati e dei dati inseriti, limitandosi PECSTORAGE a offrire una soluzione atta a conservare i documenti (comunicazioni tramite PEC) che il sistema legge automaticamente dalla casella, o dalle caselle, PEC dell'Utente, in accordo con la configurazione impostata dall'Utente stesso, sotto la propria responsabilità. DEFINIZIONI PECSTORAGE: è un servizio di TosNet S.r.l. (di seguito denominata TosNet). Riferendosi a PECSTORAGE si fa implicitamente riferimento a TosNet S.r.l.. Utente: la persona fisica o giuridica, identificata da un singolo codice fiscale, cui è imputabile la produzione dei documenti immessi nel Sistema di Conservazione digitale tramite FtPA. Sistema di Conservazione Digitale: l’insieme dell’hardware , del software, del personale e delle altre risorse organizzative, materiali e immateriali riconducibili a PECSTORAGE o offerti da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi, come descritto nel Manuale della Conservazione di comped servizi vigente pro-tempore, finalizzato alla prestazione del Servizio di Conservazione Digitale. PECSTORAGE, alle condizioni di cui al presente documento e dietro pagamento anticipato degli importi concordati, eroga un Servizio di Conservazione Digitale dei Documenti, in conformità alle norme vigenti (convenzionalmente denominato tra le parti "Servizio"). Il presente Servizio non comprende e non può comprendere alcun tipo di verifica da parte di PECSTORAGE sulla correttezza dei documenti inviati e dei dati inseriti, limitandosi PECSTORAGE a offrire una soluzione atta a conservare i documenti (comunicazioni tramite PEC) che il sistema legge automaticamente dalla casella, o dalle caselle, PEC dell'Utente, in accordo con la configurazione impostata dall'Utente stesso, sotto la propria responsabilità. Il Servizio è e deve intendersi, pertanto, di supporto tecnico-informatico e, ove richiesto, di carattere meramente compilativo. PECSTORAGE si preoccuperà che venga effettuata, comunque, la verifica di coerenza tecnica in conformità a quanto previsto dal DPCM 3-12-2013 art. 9 comma 1, lettere (b) e (c) nonché quei controlli e quelle verifiche che saranno eventualmente concordati tra le parti con separati accordi scritti.


2. QUALITà DEI SERVIZI E CONTROLLI A CARICO DELL'UTENTE, ESCLUSIONI E LIMITAZIONI DI RESPONSABILITA'.

2.1. Ove non diversamente stabilito, PECSTORAGE si preoccuperà di sottoporre alla procedura informatica della "conservazione" i documenti immessi e riferibili all'Utente (identificato da un singolo codice fiscale). Saranno generati i pacchetti di archiviazione (PdA) conformi alle norme vigenti, consolidati tramite sottoscrizione e marcatura temporale dell'Indice della Conservazione una prima volta al termine del processo di acquisizione di tutte le PEC contenute nell'archivio dell'Utente e, successivamente, una volta all'anno, alla data di scadenza del contratto.

2.2. L'Utente dichiara di essere a conoscenza del fatto che la conservazione delle PEC ha, tra le sue finalità, quella di preservare il massimo valore probatorio delle PEC anche oltre la scadenza del certificato di firma elettronica usato dal gestore per sottoscrivere le notifiche e le ricevute delle comunicazioni. Qualora all'avvio del Servizio o durante la sua esecuzione, l'acquisizione delle PEC dell'Utente comprenda anche PEC, avvisi o ricevute di PEC il cui certificato sia già scaduto o in prossima scadenza indicativamente nelle 48 ore successive all'acquisizione iniziale delle PEC , l'Utente prende atto che tale circostanza non è ovviabile da parte del processo di conservazione, il quale viene comunque effettuato (completata l'acquisizione della giacenza delle PEC nell'archivio dell'Utente viene effettuata la finalizzazione del relativo Pacchetto di Archiviazione (PdA)) ottemperando agli obblighi esistenti per la conservazione di documenti informatici. Per tutte le PEC immesse nel sistema fino alla scadenza del contratto, sarà disponibile il Rapporto di Versamento firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione di comped servizi, che attesterà la data di presa in carico dei documenti in caso di successive scadenze o revoche dei certificati di firma dei gestori che hanno rilasciato le notifiche e le ricevute, e che dovessero intervenire prima della finalizzazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA) prevista alla fine di ogni anno del contratto.

2.3. L'Utente si obbliga a effettuare sempre e con diligenza, prima, durante e dopo ogni operazione importante, accurate verifiche e controlli e a tenerne precisa e dettagliata registrazione, al fine di rilevare e ovviare per tempo a possibili problematiche. In particolare l'Utente si obbliga a verificare con adeguata frequenza la corretta acquisizione delle PEC da parte del sistema PECSTORAGE, la corretta configurazione delle cartelle di posta elettronica certificata oggetto di conservazione e il contenuto dei Rapporti di Versamento.

2.4. Inoltre l'Utente si obbliga a:

a) adottare ogni e qualsiasi misura di sicurezza richiesta dalla legge, che sia idonea a garantire la protezione e la sicurezza, fisica e logica, dei propri documenti, dati e/o informazioni e in generale del proprio sistema informatico; in particolare l'Utente dichiara di essere a conoscenza del fatto che eventuali modifiche di configurazione della casella, creazione o cancellazione di cartelle, cancellazione di messaggi prima dell'acquisizione da parte del sistema, modifica della tipologia di ricevute, potrebbe causare la mancata acquisizione di messaggi PEC da parte del Sistema di Conservazione;

b) eseguire ogni eventuale comunicazione alle competenti autorità fiscali e/o amministrative che fosse richiesta in considerazione della conservazione a norma di legge dei documenti oggetto del presente accordo;

c) assolvere, secondo le modalità previste dalla normativa vigente, agli oneri di pagamento dell'imposta di bollo o di altre eventuali imposte, qualora ciò fosse previsto in ragione della tipologia di documento di cui richiede la Conservazione Digitale.

2.5. L'Utente dà atto e concorda che, per interventi di manutenzione o in funzione del traffico complessivo su internet, potranno verificarsi temporanee interruzioni delle attività, senza che ciò comporti diritti a indennizzi o a risarcimenti a carico di PECSTORAGE o TosNet o da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi.

2.6. L'Utente concorda che eventuali errori riconducibili all'attività di conservazione delle PEC se esclusivamente imputabili PECSTORAGE o TosNet o da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi comporteranno a carico di PECSTORAGE soltanto l'onere di procedere ad una nuova finalizzazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA) escluso tassativamente ogni altro diverso onere. Salvi i casi inderogabili previsti dalla legge, in nessun altro caso PECSTORAGE o i suoi fornitori saranno responsabili per i danni diretti o indiretti (inclusi anche il danno per perdita o mancato guadagno o risparmio, interruzione dell'attività, perdita di informazioni o dati ed altre perdite economiche) derivati all'Utente ovvero a terzi dai Servizi prestati in esecuzione del presente accordo, anche nel caso in cui FtPA sia stata avvertita della possibilità di tali danni.

2.7. Premesso che PECSTORAGE o TosNet o da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi opereranno con la massima diligenza e conserverà le PEC su più server e con più copie di salvataggio dei dati, situati in luoghi fisici distinti, l'Utente si impegna a tenere copia digitale dei documenti conservati, dei file di conservazione e dei dati ad essi relativi, onde ridurre il rischio di perdita definitiva di tali documenti, file e dati.

2.8.- E' tassativamente esclusa ogni responsabilità di PECSTORAGE in merito a qualsivoglia ipotesi di temporanea interruzione della disponibilità online dei documenti nonché in caso di eventuale perdita di documenti, dovendo (e potendo) l'Utente ovviare, autonomamente, a tali ipotetiche eventualità ai sensi della normativa regolamentare del Servizio.


3. MODALITA' DI EROGAZIONE E REGOLAMENTAZIONE DEL SERVIZIO.

3.1 . PECSTORAGE è libera di erogare il servizio pattuito con l'Utente con le modalità preferite, meglio viste ed in piena autonomia, utilizzando, se ritenuto opportuno e a proprio insindacabile giudizio, in tutto o in parte, anche beni o servizi offerti da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi.

3.2 . Il software e l'hardware utilizzati per la prestazione dei servizi sono scelti unilateralmente da PECSTORAGE o da società, persone, fornitori qualificati e in possesso di eventuali accreditamenti richiesti da normativa o enti terzi e sono e rimangono di esclusiva titolarità e pertinenza di PECSTORAGE o dei fornitori.

3.3. Affinché il Servizio possa essere prestato, l'Utente dovrà provvedere ad effettuare le operazioni di configurazione della casella PEC (o delle caselle PEC), secondo le modalità indicate e comunicate.

3.4. L'Utente dichiara di essere autorizzato a trasmettere a PECSTORAGE i dati e i documenti che invierà a quest'ultima in esecuzione del Servizio; dichiara quindi, nello specifico, che i dati della casella PEC o delle caselle PEC che inserirà in fase di configurazione del Servizio sono di Sua proprietà o di proprietà del soggetto che rappresenta e dichiara da subito di essere autorizzato ad inserirli. Dichiara altresì di conferire a comped servizi l'incarico di Conservazione Digitale di tali documenti e dati.

3.5. L'Utente che abbia provveduto al pagamento dell'importo pattuito, ha diritto alla Conservazione Digitale dell'insieme delle PEC nei limiti della dimensione massima di spazio prevista dell'opzione tariffaria. Concorrono alla determinazione dello spazio di memoria occupato: il corpo del documento, i metadati riferiti al documento, il rapporto di versamento generato.

è tassativamente esclusa la possibilità per l'Utente di trasferire a favore di soggetti diversi dallo stesso Utente, eventuale residuo di spazio che, per qualsiasi ragione, non sia stato usufruito o che non possa più essere usufruito.

3.6. Nel caso in cui le PEC dell'Utente, in un momento qualsiasi del periodo contrattuale, superino complessivamente la dimensione massima dello spazio acquistato dall'Utente, il sistema cesserà di acquisire nuovi documenti salvo l'acquisto da parte dell'Utente stesso di ulteriore spazio di memoria e il conseguente allargamento di spazio (con spazio aggiuntivo prepagato) da parte di PECSTORAGE.

3.7. Il Servizio prestato da PECSTORAGE è rivolto alla conservazione digitale a norma, per un periodo di anni 1 (uno) o più anni (a seconda dell'offerta accettata dall'Utente e/o dei piani tariffari, dei documenti gestiti in esecuzione di questo accordo. All'uopo, l'acquisto da parte dell'Utente del Servizio comporta, l'affidamento a soggetto esterno (comped servizi) sulla base del presente accordo, della delega allo svolgimento delle specifiche attività di conservazione qui indicate, in conformità al manuale della conservazione di comped servizi e in conformità, in particolare, agli art. 5 e 7 del DPCM 3 dicembre 2013.

3.8. I documenti informatici gestiti PECSTORAGE nell'ambito del Servizio saranno resi disponibili "on line", tramite Internet, all'Utente che potrà consultarli e scaricarli, con modalità telematiche, in qualsiasi momento, per tutto il periodo della gestione (come indicato all'art. 7). I documenti saranno gestiti e mantenuti "on line" in base ad elevati standard di qualità, tuttavia l'Utente prende atto che potranno occasionalmente verificarsi, anche a causa di Internet o per ragioni tecniche non dipendenti da PECSTORAGE o fornitori esterni, temporanee interruzioni della disponibilità "on line" dei documenti.

3.9. Il prezzo del servizio dovrà essere versato in via anticipata rispetto all'erogazione del Servizio tramite bonifico bancario o con qualsiasi altro mezzo che PECSTORAGE metterà a disposizione. In caso di mancato pagamento degli importi pattuiti, il Servizio non verrà erogato e PECSTORAGE sarà esente da qualsivoglia responsabilità per l'eventuale mancata esecuzione di adempimenti convenzionali o obbligatori.

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